प्रभावशील बजट प्रणाली या बजटरी नियन्त्रण पद्धति की आवश्यक बातें - Essentials of an effective budgeting system or budgetary control system

(1) सर्वोच्च प्रबन्ध का समर्थन प्रभावशाली बजट प्रणाली के लिए यह आवश्यक है कि इसे सर्वोच्च प्रबन्ध का पूर्ण समर्थन मिलता रहे ।

(2) सुदृढ एवं कुशल संगठन : बजट की सफलता इसके संचालन के लिए संस्था में स्थापित संगठन से भी प्रभावित होती है। यह कार्य योग्य, अनुभवी, दूरदर्शी व निष्पक्ष अधिकारियों को सौंपा जाये। प्रत्येक संस्था में समान्यतया इसके लिए एक बजट समिति स्थापित की जाती है।

(3) निश्चित दायित्व रेखायें प्रभावशील बजटन के लिए दायित्वों का स्पष्ट निर्धारण आवश्यक है जिससे बजट के प्रत्येक भाग के लिए किसी न किसी अधिकारी को उत्तरदायी ठहराया जा सके।

(4) सतत् सतर्कता : बजट प्रणाली के अन्तर्गत बजट के लक्ष्यों तथा वास्तविक परिणामों के बीच निश्चित समय पर तुलना करने तथा प्रतिकूल परिस्थितियों के पता लगते ही उनकी रोकथाम तथा उपचार के लिए तुरन्त कार्यवाही की व्यवस्था होनी चाहिए।

(5) स्पष्टतः परिभाषित नीतियां : यह आवश्यक है कि प्रबन्ध की व्यावसायिक नीतियाँ स्पष्ट एवं पूर्व निश्चित हों जिससे कि बजट की तैयारी और उसके क्रियान्वयन में कोई बाधा न आये।

( 6 ) सांख्यिकीय सूचनाओं की उपलब्धि : यह आवश्यक है कि प्रत्येक विभाग को उसके लिए आवश्यक सूचनायें सरलता से प्राप्त होती रहें।

(7) शुद्ध लेखांकन प्रणाली प्रभावशील बजटन के लिए शुद्ध लेखा - विधि प्रणाली अपरिहार्य है। इससे संस्था के प्रत्येक भाग के लिए आवश्यक समुचित समंक उपलब्ध होते हैं तथा स्पष्ट उत्तरदायित्व निश्चित करना सम्भव होता है।

( 8 ) पूर्व एवं नियोजित लागत लेखा विधि : बजटन की सफलता पूर्वानुमानों की शुद्धता पर निर्भर करती है। लागत समंकों के सही एवं शुद्ध पूर्वानुमान के लिए संस्था में एक पूर्ण एवं कुशल लागत लेखा विधि आवश्यक होती है।

(9) बजट की तैयारी में तर्कसंगत क्रम: यह आवश्यक है कि बजट अंकों के तर्कसंगत क्रम में तैयार करने, पेश करने, जांच करने व पुनर्विचार के लिए उचित कार्यविधि विकसित की जाये। इसलिए यह उचित होगा कि बजट बनाने का कार्य एक बजट समिति को सौंप दिया जाये तथा सभी महत्वपूर्ण विभागाध्यक्ष इस समिति के सदस्य हो । यह समिति विभिन्न बजटों में समन्वय स्थापित करती है।

(10) उत्तरदायी अधिकारियों द्वारा सहभागिता : बजट के तैयार करने, उत्तरदायित्वों के निर्धारित करने तथा निष्पादन के मूल्यांकन में संस्था के उत्तरदायी अधिकारियों को आमन्त्रित किया जाये।

( 11 ) सतत् बजट शिक्षा बजट प्रणाली की प्रभावशीलता इस बात पर निर्भर करती है कि यह उन व्यक्तियों में रुचि बनाये रख सके जो कि इसके क्रियान्वयन के लिए उत्तरदायी है। इसके लिए सतत् बजट शिक्षा आवश्यक है। इसमें कर्मचारियों को बजटन के उद्देश्य, सम्भाव्यताओं और तकनीकों से तथा इसके उपयोग व सीमाओं से अवगत कराया जाये।

(12) समुचित प्राप्य लक्ष्य : बजट के लक्ष्य ऐसे हों जिन्हें उचित प्रयत्न करने पर प्राप्त किया जा सके।

(13) बजट अवधि : बजट अवधि व्यवसाय की प्रकृति के अनुसार उचित होनी चाहिए। यह अवधि ऐसी होनी चाहिये जिससे कि सभी प्रकार की वित्तीय एवं उत्पादन क्रियाओं तथा मौसमी परिवर्तनों को शामिल किया जा सके। सामान्यतया यह एक वर्ष होती है।

(14) लोच : बजटन में पर्याप्त लोच रहना चाहिए जिससे भविष्य की बदलती हुई परिस्थितियों में बजट के कार्यक्रमों में आवश्यक परिवर्तन किये जा सके।

(15) उचित प्रेरणा : बजट प्रणाली इस प्रकार अपनायी जाये कि जिससे कुशल एवं परिश्रमी कर्मचारियों को उचित प्रोत्साहन मिल सके।