मानव संसाधन अंकेक्षण के प्रकार - Types of HR Audit

अधिकांश मानव संसाधन अंकेक्षण में, सामान्यतः एक चेकलिस्ट का उपयोग करके कंपनी की मानव संसाधन गतिविधियों के सभी या ज्यादातर पहलुओं की समीक्षा करना सम्मिलित होता है। हालांकि, विशेष परीस्थितियों में एक या एक से अधिक विशेष अंकेक्षण की आवश्यकता हो सकती है। इनमें निम्नलिखित सम्मिलित हो सकते हैं:

(अ) अंकेक्षकों के अनुसारः

• आंतरिक- आंतरिक प्रक्रियाओं और मानकों के आधार पर कंपनी में विशेष इकाइयों द्वारा किए गए;

• बाह्य- बाह्य संगठनों द्वारा संचालित किए गए संगठन के अनुरोध पर विशेष अंकेक्षण संगठनों द्वारा।

बी) उनकी आवृत्ति के अनुसारः

• नियमित (नियोजित)- सामान्यतः वार्षिक आधार पर, लेकिन अन्य अवधि में अंकेक्षण भी एक विकल्प हो सकता है।

• अनुरोध पर संगठन के प्रबंधन के निर्णय पर आधारित; या दुर्घटना के मामले में या किसी अन्य आपातकाल में; अन्य संगठनों से तुलना हेतु उद्योग बेंचमार्किंग के लिए।

स) लक्ष्यों के अनुसार:

• अनुपालन अंकेक्षण- कंपनी की नीतियों और / या कानूनों के परिप्रेक्ष्य में मानव संसाधन अभ्यासों की एक व्यवस्थित तुलना है। अंकेक्षण का परिणाम कंपनी की वर्तमान स्थिति क्या है, और क्या होनी चाहिए के बीच के अंतर और विसंगतियों की एक विस्तृत सूची है।

चूंकि कार्य विवरण अलग-अलग होते हैं, अधिकांश मानव संसाधन विभाग रिपोर्टिंग की जरूरतों के साथ साथ सभी नियमों के अनुपालन के साथ कानूनी अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए अनुपालन ऑडिट करते हैं। उदाहरण के लिए, कई कंपनियां ऑडिट करती हैं ताकि वे विकलांगता अधिनियम या परिवार और मेडिकल लीव विनियमों के अनुपालन सुनिश्चित करें। अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए कोई भी कानूनी प्रावधान अंकेक्षण करने का एक तर्क हो सकता है।

• सतत सुधार अंकेक्षण- मानव संसाधन विभाग के प्रदर्शन में विसंगतियों एवं अंतर की पहचान की व्यवस्थित प्रक्रिया तथा वर्तमान में क्या है और क्या होना चाहिए के बीच तुलनात्मक विश्लेषण है। अंकेक्षण का परिणाम, संगठनात्मक और / या क्रियात्मक स्तर पर मानव संसाधन विभाग की प्रभावशीलता और दक्षता में सुधार के लिए अवसरों की एक रिपोर्ट है। 

• विलय और अधिग्रहण में जोखिम वाले कारकों का निर्धारण करने हेतु महत्वपूर्ण सूचनाओं को पहचान कर, एकत्रित करके और समीक्षा करके संगठन में मानव संसाधन प्रबंधन की वर्तमान स्थिति का मूल्यांकन, एक औपचारिक अनुसंधान के माध्यम से किया जाता है।

• सर्वोत्तम प्रथा अंकेक्षण संगठन की भर्ती प्रक्रियाएँ एवं अन्य गतिविधियाँ, उद्योग की सर्वोत्तम "सर्वोत्तम प्रथाओं की तुलना में कहाँ हैं, विशेष रूप से इसका निर्धारण करने के लिए।

• रणनीतिक अंकेक्षण क्या संगठन की मानव संसाधन प्रबंधन प्रथाएं, आवश्यक कर्मचारी व्यवहार को प्रोत्साहित करने के द्वारा सामरिक लक्ष्यों को प्राप्त करने में मदद कर रही हैं, विशेष रूप से इसका निर्धारण करने के लिए।

• कार्य विशिष्ट अंकेक्षण इस प्रकार के अंकेक्षण में एक या एक से अधिक विशिष्ट मानव संसाधन प्रबंधन क्षेत्रों पर ध्यान केंद्रित किया जाता है, जैसे मुआवजा या प्रशिक्षण और विकास

• 1-9 अंकेक्षण- यह अंकेक्षण कर्मचारियों के सभी पक्षों की समीक्षा करता है और यह सुनिश्चित करता है. कि वे सभी उपलब्ध हैं, और वे सभी पूरी तरह से और सही तरीके से हो रहे हैं। यह किसी अनुवर्ती आवश्यकता या अतिरिक्त अभिलेखन आवश्यकताओं की जांच भी कर सकता है।

• पॉलिसी या हैंडबुक अंकेक्षण इस प्रकार की अंकेक्षण, आम तौर पर नीतिगत परिवर्तनों के लिए किया जाता जिनको करना ये सुनिश्चित करने के लिए आवश्यक है कि नीतियाँ आंतरिक रूप से सुसंगत एवं एकरूपता वाली हैं

अथवा नहीं, और उनमे ऐसा कुछ भी नहीं है जो कानूनी तौर पर अनुमत नहीं है- जो विशेष रूप से इसलिए महत्वपूर्ण है क्योंकि कानून बदल सकते हैं। यह पुष्टि करता है कि सभी कर्मचारियों को सभी नीतियों की प्रतियां प्राप्त हुई हैं, और आदर्श रूप से, नियोक्ता के पास हर किसी के द्वारा से इस प्रकार की हस्ताक्षरित पावती है।

• क्रियात्मक अंकेक्षण कार्यात्मक अंकेक्षण में, एक विशिष्ट कार्य, जैसे-पेरोल का यह सुनिश्चित करने के लिए मूल्यांकन किया जाता है कि यह उद्देश्यानुसार काम कर रहा है अथवा नहीं। इस तरह के अंकेक्षण को आम तौर पर सभी कार्यों पर लागू किया जाता है, जैसे प्रदर्शन प्रबंधन, शिकायत की जांच, परिवेदना प्रबंधन, अनुशासनिक कार्यवाही आदि।

• मजदूरी और घंटा प्रथाओं का अंकेक्षण इस प्रकार का अंकेक्षण मजदूरी और घंटे की प्रथाओं के साथ .

किसी भी संभावित समस्याओं को उजागर करता है। उदाहरण के लिए, यह पता चलेगा कि जिन कर्मचारियों को दोपहर के भोजन के लिए ब्रेक लेने की आवश्यकता है, वे ऐसा कर पा रहे हैं अथवा नहीं। यह भी पता चल सकता है कि सभी ओवरटाइम की गणना और ठीक से भुगतान किया जा रहा है या नहीं। ये मजदूरी और घंटे के छतरी के तहत आयोजित किए जा सकने वाले अंकेक्षण के प्रकार के उदाहरण हैं।

• छूट अंकेक्षण इस प्रकार का अंकेक्षण यह आकलन करता है कि, क्या उन सभी कर्मचारियों को जिनको ओवरटाइम से छूट के रूप में वर्गीकृत किया गया है, वास्तव में उस छूट को प्राप्त करने के लिए योग्य हैं।

• कार्य विवरण अंकेक्षण- हालांकि यह गतिविधि हमेशा अंकेक्षण के रूप में संदर्भित नहीं की जाती है, यह इसी रूप में कार्य करती है। यहां मुख्य कार्य-विवरणों की समीक्षा की जाती है, तथा उन्हें सटीकता और अनुपालन के लिए दोनों के लिए अद्यतन किया जाता है।

• सुरक्षा अंकेक्षण जैसा कि नाम से बोध होता है, इस प्रकार का अंकेक्षण संगठन के भीतर किए गए सुरक्षा उपायों एवं प्रावधानों का मूल्यांकन करता है (यह कंपनी संरचना के आधार पर मानव संसाधन अंकेक्षण के अंतर्गत आ सकता है अथवा नहीं)। संगठनों को यह सुनिश्चित करना होगा कि वे निर्धारित मानकों का लगातार पालन कर रहे हैं।

• प्रक्रिया अंकेक्षण - इस प्रकार का अंकेक्षण भर्ती प्रक्रियाओं से सम्बंधित है और ये सुनिश्चित करता है कि वे सुसंगत, कुशल और अविभेदनकारी हैं।

• प्रशिक्षण और विकास अंकेक्षण इस प्रकार का अंकेक्षण संगठन के भीतर कर्मचारी विकास कार्यक्रमों का मूल्यांकन करता है। यह विश्लेषण करता है कि क्या विसंगतियां एवं अंतर मौजूद हैं और क्या सभी वैधानिक प्रशिक्षण पूरा हो चुका है।

• मुआवजा और लाभ अंकेक्षण व्यवसाय की आवश्यकताओं के आधार पर इस प्रकार का अंकेक्षण कई रूप ले सकता है। इसका उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जा सकता है कि लाभों को निर्धारित करने और लागू करने से संबंधित सभी नियमों को पूरा किया जा रहा है। यह सुनिश्चित कर सकता है कि मुआवजा कंपनी उद्देश्यों के साथ संरेखण में है। इसका उपयोग यह सुनिश्चित करने के लिए किया जा सकता है कि निजी कर्मचारी सूचना-जैसे कि स्वास्थ्य बीमा के प्रशासन से संबंधित स्वास्थ्य संबंधी जानकारी- अन्य कर्मचारियों की सूचनाओं से पूरी तरह से अलग रखा जाता है।