व्यापार संचार में नैतिक और कानूनी मुद्दे(2) - Ethical & Legal Issues in Business Communication

ये व्यवसायों द्वारा स्वीकार्य और अस्वीकार्य व्यवहार से संबंधित नैतिक सिद्धांत हैं। व्यवसाय नैतिकता को बनाए रखने के लिए संगठन में अभ्यास के कोड हैं: ईमेल, इंटरनेट मुखबिर संगठनात्मक नीतियों और सूचना स्वामित्व का उपयोग। कोई भी कंपनी बड़े दस्तावेजों / अनुलग्नकों को भेजने के लिए ईमेल का उपयोग नहीं कर सकते हैं, खासकर बड़ी संख्या में लोगों के लिए यह जानकारी / व्यक्तिगत डेटा को गलत हाथों में लीक होने से रोक देगा। कोई भी कंपनी को सहकर्मियों के साथ आमने-सामने/ टेलीफोन संचार के विकल्प के रूप में ईमेल का उपयोग नहीं करना चाहिए क्योंकि सहकर्मियों के साथ अच्छे पारस्परिक संबंध बनाए रखना महत्वपूर्ण है।

इंटरनेट के संबंधमें, अभ्यास के कई कोड हैं जो किसी भी कंपनी इंटरनेट का उपयोग करने य आना करने के लिए प्रतिबद्ध कर सकता है। यह मूलतः इ-कॉमर्स की कंपनी पर लागू होता है या उन कंपनियों पर जो अपना माल या व्यवहार इंटरनेट के माध्यम से करती हैं।

'विस्सल ब्लोअर' या मुखबिर एक कर्मचारी है जो संगठन के अंदर या बाहर व्यवसाय के अभ्यास के

अनैतिक प्रचलन के बारे में चिंतित है। चिंता धोखाधड़ी, अपराध, खतरे, या किसी अन्य गंभीर जोखिम

से संबंधित हो सकती है जो ग्राहकों, सहयोगियों, शेयरधारकों, जनता, पर्यावरण या संगठन प्रतिष्ठा पर

असर डाल सकती है। 'विस्सल ब्लोअर' या मुखबिर सार्वजनिक हित प्रकटीकरण अधिनियम के माध्यम से कानूनी सुरक्षा प्राप्त कर सकते हैं। संगठनों को यह सुनिश्चित करना चाहिए की वे कौनसी नीतियां हो सकती हैं जो उनके व्यवसाय अभ्यास

को अधिक नैतिक रूप से किए जा सकने में मदद करे। यह कुछ भी हो सकता है, जैसे की मार्केटिंग और

अन्य व्यावसायिक प्रथाओं को सुनिश्चित करने के लिए वे जानकारी कैसे प्रबंधित करते हैं।

संगठनों को जानकारी के अनगिनत टुकड़ों को संचित और प्रबंधित करना होता है, कुछ दूसरों की तुलना में कहीं अधिक महत्वपूर्ण होते हैं। किसी भी सूचना प्रणाली को सुनिश्चित करने के लिए दो मौलिक मुद्दे हैं:

संगठन को आवश्यक जानकारी प्राप्त हो और कर्मचारियों के उपयुक्त सदस्य को जानकारी प्राप्त हो।

यह सुनिश्चित करने के लिए कि जानकारी उचित रूप से प्रबंधित की जाती है, सूचनाओं, प्रतिलिपि, स्वास्थ्य और सुरक्षा, संगठनात्मक नीतियों और व्यापार निरंतरता योजनाओं की सुरक्षा के संबंधमें कई प्रक्रियाओं और नीतियों को स्थापित किया जाना चाहिए।

सुरक्षा जानकारी Security Information

अधिक जानकारी सुरक्षा प्रबंधन डिजिटल डेटा पर केंद्रित है; हालांकि, विषय में रिकॉर्ड और ज्ञान प्रबंधन भी शामिल है। अच्छा व्यापार निर्णय लेने के लिए यह जरूरी है

कि व्यवसायों के लिए जब उन्हें इसकी आवश्यकता हो, सही जानकारी उपलब्ध हो। इस कारण से, कई कंपनियां आईटी सिस्टम पर अपनी जानकारी रखते हैं, लेकिन प्रौद्योगिकी की बढ़ती निर्भरता के रूप में, सिस्टम विफलता और दुर्भावनापूर्ण हमलों से उत्पन्न जोखिम का सामना करना पड़ सकता है, जैसे की वायरस हमला। आईटी सुरक्षा नीति को उन सूचनाओं के सामान्य जोखिमों को ध्यान में रखना चाहिए जिन पर उनका व्यवसाय निर्भर करता है। इस नीति में आईटी सिस्टम और नियंत्रणों का उपयोग करने के लिए सुरक्षित लॉगिन पहचान शामिल हो सकती है जो जानकारी तक पहुंचसीमित करती है।

बैकअप Backups

बड़े व्यवसायों ने आईटी सर्वर पर संग्रहीत महत्वपूर्ण व्यावसायिक जानकारी खोने के जोखिम को कम करने और कम करने के लिए व्यावसायिक निरंतरता कार्यक्रम विकसित किए हैं।

कोई भी कंपनी के लिए इसमें सर्वर पर संग्रहीत जानकारी के बैकअप का उत्पादन करना शामिल होना चाहिए कुछ कंपनियां प्रत्येक घंटे बैकअप बनाती है, जबकि अन्य इसे कम बार करेंगे। इसका अर्थ यह है कि यदि लाइव जानकारी नष्ट हो जाती है या क्षतिग्रस्त हो जाती है, तो इसकी एक प्रतिलिपि सेवाओं पर उपलब्ध होगी जिससे कंपनी को यथासंभव कम व्यवधान जारी रखा जा सके। बैकअप आमतौर पर जानकारी के लाइव संस्करणों से अलग हार्डवेयर पर संग्रहीत होते हैं ताकि यह सुनिश्चित किया जा सके कि वे सुरक्षित हैं। इसका अर्थ यह है कि यदि लाइव संस्करण दूषित हो जाता है, तो बैकअप डेटा इसके साथ भ्रष्ट नहीं होगा।

स्वास्थ्य और सुरक्षा Health and Safety

यह बहुत ही असंभव है कि कंप्यूटर उपकरण खुद ही खतरनाक होंगे; इसका उपयोग उन तरीकों से किया जा सकता है जो कर्मचारियों के स्वास्थ्य के लिए खतरनाक हो सकते हैं। कई कार्यालय कार्यकर्ता अपने कंप्यूटर पर अपने डेस्क पर काम करते हुए अपना अधिकांश समय बिताते हैं। खराब बैठने की मुद्रा, उपकरण की गलत स्थिति और पुनरावृत्ति तनाव की चोट के लिए संवेदनशीलता स्वास्थ्य और सुरक्षा जोखिम है, जो कि ट्रिनिटी संचार जैसे नियोक्ता को गंभीरता से लेने की आवश्यकता पड़ी। स्वास्थ्य और सुरक्षा, कार्य नियमों, प्रावधान और कार्य उपकरण के नियमों और कार्यस्थल कानूनों के उपयोग पर स्वास्थ्य और सुरक्षा का प्रबंधन, कंप्यूटर उपकरण के उपयोग के लिए सभी कानूनों का पालन अनिवार्य करता है, इसके उलंघन से गंभीर दंड का सामना करना होगा। नियोक्ता को यह सुनिश्चित करने के लिए नियमित वर्कस्टेशन आकलन करने की आवश्यकता है कि कंप्यूटर स्क्रीन सही स्तर पर हों।

यदि कोई नियोक्ता दोहराव वाले तनाव की चोट से पीड़ित होता है, तो उन्हें एर्गोनोमिक उपकरण प्रदान किए जा सकते हैं।

संगठनात्मक नीतियां: Organisational Policies

व्यावसायिक जानकारी के उपयोग से संबंधित संगठनात्मक नीतियां यह सुनिश्चित करने में सहायता कर सकती हैं कि कर्मचारियों को प्रभावित करने वाले फैसले: समझदार और सुसंगत हैं, कानूनी आवश्यकताओं को पूरा करते हैं, उनके प्रभाव का पूरा खाता लेते हैं और उत्पादक कामकाजी संबंधों में योगदान देते हैं। ये नीतियां कोई भी कंपनी को यह सुनिश्चित करने में सहायता करती हैं कि कर्मचारियों के पास कानून का अनुपालन करने में उनकी सहायता करने के लिए मार्गदर्शन है। ग्राहक डेटा के उपयोग को डेटा संरक्षण अधिनियम की आवश्यकताओं के साथ काम करना चाहिए। ये नीतियां यह भी सुनिश्चित करती हैं कि कोई भी कंपनी लगातार निर्णय लेते हैं जो आंतरिक संचार में महत्वपूर्ण हैं।