व्यापार पत्र - business letter

व्यापारियों को अपने विचारों का आदान-प्रदान करने और जानकारी भेजने और प्राप्त करने के उद्देश्य से ग्राहकों, आपूर्तिकर्ताओं, देनदारों, लेनदारों, सार्वजनिक प्राधिकरणों और जनता के साथ बड़े पैमाने पर संवाद करना होता है। लेन-देन शुरू करने, निष्कर्ष निकलने और निष्कर्ष निकालना आवश्यक है।

संचार दो तरीकों से हो सकता है:

(1) मौखिक या तो आमने-सामने या विभिन्न मशीनों की मदद से।

(2) लिखित पत्र लिखकरा यह लिखित संचार अन्यथा पत्राचार कहा जाता है। पत्राचार शब्द में 'समानता' और 'एसोसिएशन की भावना है। मेल खाने के लिए किसी या किसी के साथ अनुरूपता या समझौते में होना जरूरी है।

किसी भी दो व्यक्तियों या पार्टियों के बीच पत्राचार या लिखित संचार हो सकता है। वाणिज्यिक पत्राचार का मतलब है वाणिज्य के मामलों पर व्यापार के लोगों द्वारा पत्राचार शब्द पत्राचार बहुलता की भावना है। इसका अर्थ यह है कि अक्षरों या अक्षरों की एक जोड़ी जिसमें एक मूल पत्र होता है जिसके बाद उत्तर होता है। 'ए' पत्र का महत्व तब है, जब कोई पत्र उत्तर दिया जाता है या किसी पत्र के जवाब में कार्रवाई की जाती है तो संचार पूरा हो जाता है।

व्यापार पत्र का महत्व:

व्यवसायियों को लोगों के साथ संपर्क स्थापित करना होगा और तभी वे अपने संगठन को विकसित कर सकते हैं। व्यापार जीवन में संचार का महत्व बहुत बड़ा है।

ऐसा समय था जब व्यवसाय का आकार आ तौर पर संचार का छोटा और विविध माध्यम उपलब्ध नहीं था, व्यापारियों द्वारा सीधे बैठकों या आमने सामने संचार का अभ्यास किया जाता था। बाद में, प्रत्यक्ष संपर्कों के लिए प्रतिनिधियों को भेजने की नीति पेश की गई। इन सभी तरीकों की सीमाएं हैं।

संचार पत्रों का सबसे सस्ता और सबसे व्यापक रूप संचार के रूप में व्यापार पत्रों का महत्व पहली बार संयुक्तराज्य अमेरिका और ब्रिटेन में महसूस किया गया था और अब इस विधि को पूरी दुनिया में संचार की सबसे अच्छी विधि के रूप में स्वीकार कर लिया गया है। यह बढ़ती डाक सेवाओं की शुरूआत के साथ संभव हुआ है। इस बीच फॉर्म के मानकीकरण और व्यापार पत्रों की शैली ने उन्हें सभी के द्वारा अधिक लोकप्रिय और स्वीकार्य बना दिया है।

वाणिज्यिक पत्राचार की अपनी भाषा है जो व्यक्तिगत पत्रों से काफी अलग है। दिनोदिन इसमें सुधार किया जा रहा है जिससे व्यापार पत्रों की शैली को अधिक प्रभावशाली, सार्थक और सघन बनाती है।

इस विषय पर बड़ी संख्या में किताबें व्यापारिक दुनिया की सहायता से बाजार में उपलब्ध हैं। इस उद्देश्य के लिए विभिन्न मशीनों की खोज व्यापार के अक्षरों को उत्पादन और वितरण में तेजी से बनाती है।

इसका मतलब यह नहीं है कि, संचार के अन्य साधनों को छोड़ दिया गया है।

व्यापार पत्र के लाभ:

निम्नलिखित फायदों के कारण संचार में व्यापार पत्र के माध्यम से संचार सबसे बड़ा हिस्सा है:

(1) संचार के अन्य साधनों की तुलना में कम महंगे हैं। (2) पत्रों को थोड़े समय के भीतर पोस्ट द्वारा लंबे/दू स्थानों पर भेजा जा सकता है। बेशक, पड़ोसी क्षेत्रों के भीतर दूतों द्वारा पत्र भेजे जा सकते हैं।

(3) उचित सोच और योजना के बाद पत्र तैयार किए जाते हैं और इसलिए विषय वस्तु को व्यवस्थित

और तार्किक तरीके से प्रस्तुत किया जा सकता है।

(4) अक्षरों में व्यक्त किए गए विचार अस्पष्टता से स्पष्ट और मुक्त हैं।

(5) एक पत्र का आकार आवश्यकतानुसार बड़ा या छोटा हो सकता है।

(6) पत्र एक साथ सबूत प्रदान करते हैं और सटीक प्रतियां बरकरार रखी जा सकती हैं।

(7) एक ही समय में डुप्लिकेटिंग या प्रिंटिंग के माध्यम से कई लोगों को समान संचार किया जा सकता है।

(8) कई अप्रिय और नाजुक मामलों को आमने-सामने या यांत्रिक उपकरणों के माध्यम से बात नहीं की जा सकती है, एक सहेज भाषा में अक्षरों में लिखे जा सकते हैं। 

(9) पत्र सभी प्रकार के संचार के लिए उपयुक्त हैं।

(10) व्यवसाय की दुनिया द्वारा आसानी से स्वीकार्य रूप और शैली में मानकीकरण है। यहां तक कि अंतरराष्ट्रीय स्तर पर स्वीकृत कोड भाषा भी प्रयोग की जाती है।

(1) घटक:

एक व्यापार पत्र में संचार के किसी अन्य रूप की तरह निम्नलिखित घटक होते हैं। एक लेखक संवाददाता होता है। उनके पास, एक पत्र उद्देश्यपूर्ण और प्रभावी बनाने की मुख्य जिम्मेदारी होती है। 

(1) उसे पत्र लिखने के रूप और शैली को जानना चाहिए।

विभिन्न प्रकार के अक्षरों में अलग-अलग शैलियों हैं। एक संगठन के सचिव, जो पत्राचार विभाग समेत कार्यालय के प्रभारी हैं, कला के साथ अच्छी तरह से बातचीत करने वाला माना जाता है। अनुभवी संचार क्लेरकों की सेवाएं इस

उद्देश्य के लिए उपयोग की जाती है।

(2) क्योकि अंग्रेजी वाणिज्यिक भाषा में उपयोग की जाने वाली मुख्य भाषा है, उसके पास भाषा

ज्ञान के साथ साथ उस पर नियंत्रण भी होना चाहिए। (दूसरी अंतरराष्ट्रीय स्वीकार्य भाषा फ्रेंच है।)

(3) उसे तथ्यों के साथ बातचीत करनी चाहिए जिस पर वह एक पत्र लिख रहा है अन्यथा वह तथ्यों और दृष्टिकोणों को ईमानदारी से व्यक्त नहीं कर सकता है।

(4) उसे विशेष प्रकार के पत्रों में उपयोग किए जाने वाले तकनीकी नियमों और वाक्यांशों को भी अवश्य जानना चाहिए। वह बाजार में उपलब्ध विभिन्न प्रकार के शब्दकोशों की मदद ले सकता है।

(5) उसे पत्र लिखने के लिए आगे बढ़ने से पहले, योजना बनाना चाहिए। 

(6) यदि वह एक उत्तर लिख रहा है तो उसे शुरुआती पत्र को बहुत सावधानीपूर्वक पढ़ना होगा। 

(7) मसौदा प्राप्तकर्ता की प्रकृति पर निर्भर करेगा।

(2) प्राप्तकर्ता या पाठक (Addressee):

एक पत्र हमेशा प्राप्तकर्ता (या प्राप्तकर्ता) को निर्देशित किया जाता है। वह संवाद या addressee या पाठक है। यदि पत्र अप्रत्याशित है, तो प्राप्तकर्ता इसे पढ़ नहीं सकता है और इसलिए आवश्यक नहीं है कि प्राप्तकर्ता, पाठक है। एक पत्र का प्रारूपण मुख्य रूप से प्राप्तकर्ता की प्रकृति पर निर्भर करता है। इसके अलावा, सबसे कम संभव समय में, एक पत्र प्राप्तकर्ता तक पहुंचना चाहिए। यह बाह्य कारक पर निर्भर करता है-डाक प्रणाली की दक्षता जब तक कि एक संदेशवाहक द्वारा कोई पत्र नहीं भेजा जाता है। एक पत्र का रूप प्राप्तकर्ता की प्रकृति पर निर्भर करता है।

(3) संदेश:

एक पत्र में एक संदेश या उत्तेजना होती है। यह लंबे या छोटे, सुखद और अप्रिय, सामान्य या विशेष, नियमित या तत्काल, किसी व्यक्ति या कई प्रारंभिक या उत्तरदायी आदि के लिए हो सकता है। लेखन की शैली संदेश की प्रकृति पर निर्भर करती है।