डाटा में उपकुल बनाना - Creating Subtotal of data

एक्सेल में उपकुल सुविधा को डाटा टैब मेनू से प्राप्त किया जा सकता है उपकुल सुविधा का उपयोग करने से पूर्व आपका डाटा क्रमागत होना चाहिए. उपकुल डाटा एक प्रकार के मानों के लिए एक कुल मान दिखाएगा.

पुस्तकालय में प्रत्येक माह में साहित्य विभाग, भाषा विभाग, कम्प्यूटर साइंस विभाग, मानव विज्ञान विभाग इत्यादि से आने वाले विद्यार्थियों की संख्या के सम्बन्ध में डेटाबेस तैयार किया गया है. यदि हमें विभाग के अनुसार प्रत्येक महीने आने वाले विद्यार्थियों के उपकुल को डेटाबेस के साथ दिखाना चाहते हैं तो आप उपकुल सुविधा का उपयोग कर सकते हैं.

इसे इस प्रकार किया जा सकता है-

१. आप जिस फील्ड के अनुसार उपकुल दिखाना चाहते हैं उस फील्ड के अनुसार डेटाबेस या टेबल क्रमागत कर लिया जाए।

२. इसके उपरांत डेटाबेस या टेबल में किसी सेल का चयन करें.

३. डेटा > आउटलाइन > सबटोटल विकल्प का चयन करें. 

४. इससे उपकुल का डायलॉग बॉक्स खुलेगा. 'At each change In' वाले ड्रापडाउन बॉक्से फील्ड के नाम का चयन करें, जिस के आधार पर उपकुल दिखाना चाहते हैं।

५. आप किस तरह के फंक्शन का उपयोग करना चाहते हैं उसका चयन आप ड्राप डाउन सूचि से कर सकते हैं. ये सभी फंक्शन ग्राफ फंक्शन है जैसे- कुल, औसत, गिनती आदि

६. उपकुल को किस-किस फील्ड के लिए दिखाना चाहते हैं उन फील्ड को चेक कर सकते हैं. उपरोक्त उदहारण में हम विद्यार्थियों की संख्या वाले फील्ड के लिए उपकुल दिखाना चाहते हैं अतः विद्यार्थियों की संख्या वाले फील्ड को चेक किया जाएगा.

७. उपकुल दिखाने तथा इससे संबंधित सेटिंग को समाप्त करने हेतु ओके बटन को क्लिक करें. उपरोक्त उदहारण में विद्यार्थी संख्या विभाग के अनुसार उपकुल दिखाएगा.

उपकुल को हटाने हेतु -

डाटा > आउटलाइन > सबटोटल विकल्प का चयन करें और उपकुल हटाने के लिए remove all विकल्प पर क्लिक करें.