दस्तावेज का मुद्रण , मेल मर्ज - Document printing, mail merge

दस्तावेज के मुद्रण हेतु टाईटल बार के वर्ड आइकन को क्लिक करने के उपरांत मीनू विकल्प में से प्रिंट विकल्प का चयन का किया जा सकता हैं। प्रिंट विकल्प को क्लिक करने उपरांत संवाद पिटरा खुलेगा इसमें प्रिंटर चयन करने के लिए कॉम्बो बॉक्स है जिसमें सभी प्रिंटरों के नाम होते है जो कम्प्यूटर में स्थापित किया गया है।

मेल मर्ज

व्यापर में अधिकतर एक ही पत्र को कोई लोगों तक भेजने की आवश्यकता पड़ती है। जिनको पत्र भेजना होता है उनके नाम व पत्ते अलग-अलग होते है, जबकी पत्र में सूचना एक ही तरह के होते है।

इस परिस्थिति में पत्र के संबोधन में नाम और पते अलग-अलग होगे लेकिन सभी पत्रों में बाँकी सूचनाओं एक समान ही रहता है। इसे आप दो तरह से कर सकते है।

1. यदि हमें 1000 लोगों को पत्र लिखना है तो हमें 1000 पेज की दस्तावेज बनाना पड़ेगा जिसमें एक पृष्ठ में एक लोगो के बारे में पत्र लिखना होगा। प्रत्तेक पृष्ठ में पत्र हैडर भाग में केवल परिवर्तन होगा लेकिन पत्र के मुख्य भाग की सूचनाएं एक ही तरह के होंगें। 1000 के दस्तावेज बनाने के उपरांत यदि पत्र के मुख्य भाग ने कुछ परिवर्तन करना चाहते है तो इन परिवर्तनों को सभी 1000 पृष्ठ पर करने पड़ेगे। अतः इस तरह से दस्तावेज बनाने में अधिक कठिनाई होगा तथा इसमें परिवर्तन करने में भी उतने ही समय लगने की संभावनाएँ होगी।

2. इसके लिए वर्ड प्रोस्सिंग पैकेज के मेल मर्ज सुविधा का उपयोग कर इस कार्य को आसानी से त्रुटी रहित संपन्न किया जा सकता है। उपरोक्त दस्तावेज बनाने और उसमे परिवर्तन आसानी से और जल्दी किया जा सकता है। इस तरह के परिस्थिति में मेल मर्ज सुविधा का उपयोग किया जाना चाहिए।

वर्ड प्रोसेसिंग पैकेज में मेल मर्ज सुविधा है जिसमें डाटा स्रोत और मुख्य दस्तावेज को जोड़कर एक दस्तावेज बनाने के सुविधा होती है। डेटा स्रोत एक डेटाबेस फाईल है जिसमें पत्र प्राप्तकर्ताओं के नाम और पता सग्रहित होते है। इस डेटाबेस को किसी अन्य अनुप्रयोग में भी बनाया जा सकता है या किसी अन्य अनुप्रयोग में बने डाटाबेस का उपयोग डाटा स्रोत्र के लिए किया जा सकता है। मुख्य दस्तावेज का पाठ प्रत्येक मर्ज दस्तावेज के लिए एक समान ही होगा।

मेल मर्ज को करने हेतु इन तीन कार्य करने की आवश्यकता होती है।

1) मुख्य दस्तावेज बनाना

2) डेटा स्रोत बनाना

3) डेटा स्रोत और मुख्य दस्तावेज का जोड़कर एक दस्तावेज तैयार करना