वर्कशीट बनाने की विधि - how to create worksheet

एक्सेल में नए वर्क बुक बनाने के लिए CTRL + N दबाना होगा।

• यदि हम किसी कंपनी के लेखा जोखा रखने हेतु वर्कशीट का निर्माण करना चाहते है जिसमें दो कॉलम हो सकता है एक कॉलम में माह लिखा होगा तथा दूसरे कॉलम में अनुमानित बिक्री के डाटा होंगे।

• इसे बनाने हेतु पॉइंटर को सेल A1 पर दिशा निर्देशक की मदद से ले जाए AI सेल में माह टाइप करें। A2 सेल में अनुमानित बिक्री टाइप करें। A कॉलम में माह के नाम को स्वतः भरने के लिए A2 सेल में प्रथम माह के नाम Jan लिखें।

• इस सेल का चयन करें और माऊस पॉइंटर सेल के दाएँ तरफ के निचले कोने पर ले जाए तब कर्सर में परिवर्तन आएगा और कॉपी सेल संकेत में परिवर्तत हो जाएगा तो इसपर माऊस के दाएँ को दबाकर खीचें जिससे नीचे के सेल जैसे A3, A4, A5... सेल में Feb, Mar... स्वतः ही लिख जाएंगा।

• बिक्री डाटा को सेल में डालना -

अब अनुमानित बिक्री डाटा की एंट्री कॉलम B में करेंगे। इसके लिए हम मान लेते हैं कि जनवरी में 50000 रूपये की बिक्री हुई है और प्रत्येक महीने इसमें 3.5% के दर से वृद्धि हो रही है। इसके गणना करने हेतु हमें B3 सेल में सूत्र डालने होंगे जो इस प्रकार होंगे = B2 + B2*3.5/100 इसे B3 में लिखने के बाद प्रवेश कुंजी (Enter Key) दबाने से एक्सेल अनुमानित बिक्री को स्वतः गणना करके B3 सेल में प्रदर्शित करेगा।

इस तरह B4. BS.... सेल में इस सूत्र की प्रतिलिपि बनाकर डालने से प्रत्येक माह में होने वाली अनुमानित बिक्री का ब्यौरा तैयार हो जाएंगा।

• वर्कशीट की फोर्मटिंग

B2 से B13 तक रॉ में जो डाटा है वो पढ़ने योग्य नहीं होने से इसकी फोर्मटिंग की आवश्यकता लगती है। B2 से B13 तक संख्यात्मक डाटा है। संख्यात्मक डाटा के फॉर्मेट के लिए होम मेनू से नंबर विकल्प का चयन करें। नंबर फॉर्मेट टॉप-डाउन कंट्रोल से आप करेंसी विकल्प का चयन कर सकते है। अतः इससे प्रत्येक संख्या से पहले मुद्रा का संकेत जुड़ जाएगा और दशमलव के बाद केवल दो अंक ही दिखाएगा।

चार्ट तैयार करना-बिक्री के अनुमानित डाटा का चित्रात्मक व्यू तैयार किया जा सकता है।

1. इसके लिए 41 से B13 तक का क्षेत्र का चयन शिफ्ट बटन और दिशा सूचक कुंजी की मदद से किया जा सकता है।

2. इन्सर्ट मेनू से चार्ट विकल्प का चयन करे इसमें विभिन्न प्रकार के चार्ट का विकल्प दिखाई देगा जिसमें आप 2D कॉलम चार्ट का चयन करें। इसके बाद चार्ट बनकर दिखाई देगा। जिसे माऊस के बाई बटन को चार्ट पर क्लिक करके वर्कशीट में कहीं भी ले जा सकते हैं। जहां आप इस चार्ट को स्थापित करना चाहते है वहाँ माऊस बाई बटन को छोड़ दे। इससे चार्ट माऊस के पॉइंटर के स्थान पर आ जाएंगा।