परियोजना रिपोर्ट लेखन - Writing a Summer Project Report

रिपोर्ट का अर्थ:

आधुनिक संचार में रिपोर्ट महत्वपूर्ण हैं। हजारों रिपोर्ट औपचारिक या अनौपचारिक, भाषण या दिनचर्या प्रतिदिन लिखी जाती हैं। एक अग्रवाही प्रबंधक को काम की प्रगति, महाप्रबंधक को एक प्रबंधक रिपोर्ट, और निदेशक मंडल शेयरधारकों को रिपोर्ट करता है। सभी जानकारी रिपोर्टिंग से आती है। रिपोर्ट आधुनिक व्यापार में एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाती हैं। रिपोर्ट एक विशिष्ट उद्देश्य के लिए एक औपचारिक संचार के लिए लिखा जाता है। एक व्यापार रिपोर्ट विशिष्ट गतिविधि के बारे में तथ्यों की व्यवस्थित प्रस्तुति है।

एक अच्छी रिपोर्ट के लक्षण:

1. सरलता: रिपोर्ट सरल होनी चाहिए।

2. स्पष्टता: एक रिपोर्ट बिल्कुल स्पष्ट होनी चाहिए। स्पष्टता तथ्यों की उचित व्यवस्था पर निर्भर करती है। रिपोर्ट को व्यवस्थित रूप से उद्देश्य, डेटा का स्रोत, निष्कर्ष और आखिरकार, सुझाव दिखाए जाने की व्यवस्था की जानी चाहिए। स्पष्टता की कमी उद्देश्य को पूरा करने में विफल रहेगी।

3. संक्षिप्तता: रिपोर्ट संक्षिप्त और बिंदु पर होनी चाहिए। 4. शुद्धताः तथ्यों की वैज्ञानिक सटीकता एक अच्छी रिपोर्ट के लिए आवश्यक है।

5. प्रासंगिकता: रिपोर्ट में दिए गए हर तथ्य का रिपोर्ट के केंद्रीय उद्देश्य पर असर होना चाहिए।

6. पाठक- अभिविन्यास: प्रबंधक का कहना है कि एक रिपोर्ट किसी विशेष व्यक्ति के लिए होती है। रिपोर्ट को पढ़ने वाले व्यक्ति को ध्यान में रखना जरूरी है।

7. व्याकरणिक शुद्धता: प्रत्येक रिपोर्ट में व्याकरणिक सटीकता होनी चाहिए। व्याकरण और वाक्यों के निर्माण के सभी नियम रिपोर्ट के मसौदे पर लागू होते हैं।

एक रिपोर्ट तैयार करना:

एक लेखक को रिपोर्ट तैयार करने से पहले, उसे निम्नलिखित बिंदुओं पर विचार करना चाहिए:

(i) प्रारंभिक विश्लेषणा

(ii) रिपोर्ट का प्रकार, यानी अनुरोध के लिए चाहे औपचारिक या अनौपचारिक, सांविधिक या गैर सांविधिक सामयिक रिपोर्ट या प्रगति रिपोर्ट, परीक्षा रिपोर्ट या सिफारिश रिपोर्ट या सांख्यिकीय रिपोर्ट, को चुनना ज़रूरी है।

(iii) रिपोर्ट तैयार करने के लिए समय की लंबाई।

(iv) रिपोर्ट का उद्देश्य |

(v) तथ्यों को प्रस्तुत किया जाना चाहिए।

(vi) जिस व्यक्ति के लिए रिपोर्ट बनाई जा रही है उसके लिए रिपोर्ट का क्या का मतलब है।

अन्य आवश्यकताएं:

1. रिपोर्ट का दायरा रिपोर्ट का दायरा उन वस्तुओं को तय करने के लिए आरक्षित है जिन्हें शामिल किया जाना है और जिन्हें रिपोर्ट में छोड़ा जा सकता है।

2. प्रक्रिया की योजना: समस्या को विभिन्न भागों में विभाजित करें और प्रत्येक भाग के महत्व का निर्णय लें।

3. जानकारी के स्रोतों की जांच: सभी उपलब्ध स्रोतों से आवश्यक सभी सामग्रियों को एकत्रित करें।

जानकारी के स्रोत पिछली रिपोर्ट, दस्तावेज़, पत्र, फाइल आदि हो सकते हैं।

4. नोट्स लेना : जानकारी इकट्ठा करने के दौरान, विषय के लिए प्रासंगिक होने वाली कुछ भी ध्यान में रखी जानी चाहिए

15. डेटा का विश्लेषण करें: डेटा का संग्रह वर्गीकरण, सारणीकरण और डेटा के विश्लेषण के बाद किया जाना चाहिए।

6. एक रूपरेखा बनाएं: एक बार रिपोर्ट के अंतिम पैटर्न को आकार देने के बाद, रिपोर्ट लिखने की रूपरेखा तैयार की जानी चाहिए। एक व्यवस्थित रिपोर्ट लिखने में एक रूपरेखा सहायक है।

7. ड्राफ्ट रिपोर्ट तैयार करें: इस स्तर पर मसौदे की सामग्री के बारे में समिति के सदस्यों या विशेषज्ञों के साथ परामर्श किया जाता है और यदि आवश्यक हो तो परिवर्तन और सुधार करता है।

8. अंतिम रिपोर्ट की तैयारी: एक रिपोर्ट के वास्तविक रूप के संबंधमें कोई कठोर और तेज नियम नहीं है। हालांकि सांविधिक रिपोर्ट, वार्षिक रिटर्न इत्यादि निर्धारित रूप में तैयार की जानी चाहिए। यदि कोई निर्धारित फॉर्म नहीं है, तो रिपोर्ट व्यवस्थित तरीके से आयोजित की जानी चाहिए।